Mengapa Keterampilan Memberi Umpan Balik Harus Unggul dalam Kepemimpinan Jarak Jauh

Beberapa tahun terakhir membawa perubahan dengan tingkat yang beragam bagi setiap jenis bisnis, termasuk semakin banyaknya pilihan kerja jarak jauh. Dengan adanya pilihan ini, bisnis dapat memprioritaskan perekrutan berdasarkan talenta, keterampilan, dan pengetahuan, bukan lokasi fisik dan kedekatan geografis. Ketika bisnis beralih ke gagasan, inisiatif, dan lingkungan kerja baru, kemampuan memberikan umpan balik kepada karyawan tetap menjadi aspek penting namun menantang dalam menciptakan lingkungan kerja jarak jauh yang sukses.

Pada akhirnya, pentingnya umpan balik kepada karyawan tidak hanya menyangkut keberlangsungan bisnis. Memberikan umpan balik membangun lingkungan suportif yang mendorong perkembangan karyawan, mengurangi kesalahpahaman, dan pada akhirnya meningkatkan produktivitas. Semua itu bisa menjadi lebih kompleks dan sulit dicapai melalui layar berpiksel. Banyak manajer tahu bahwa memberikan umpan balik kepada karyawan itu penting, tetapi sangat sedikit yang merasa nyaman melakukannya. Kerja jarak jauh membuat mereka semakin mudah menghindari proses tersebut sama sekali.

Lalu, bagaimana manajer dapat memberikan umpan balik yang jelas, konsisten, dan efektif kepada tim jarak jauh mereka? Tiga kiat sederhana berikut akan memberikan dampak besar.

1. Tegas sekaligus penuh empati

Kita semua tahu rasa frustrasi yang timbul ketika salah memahami seseorang atau ketika orang lain salah memahami kita. Hal ini sering terjadi dalam percakapan tatap muka, tetapi bahkan lebih sering melalui platform pesan virtual. Karena sebagian besar isyarat nonverbal hilang dalam percakapan jarak jauh, nada suara, postur tubuh, dan keseimbangan dalam penyampaian dapat sangat membantu saat memberikan masukan.

Dr. Dan Harrison, pendiri dan CEO Harrison Assessments, meyakini bahwa keseimbangan antara empati dan ketegasan membuka jalan bagi kesuksesan bisnis dan karyawan. Harrison Assessments merupakan perusahaan dengan teknologi berbasis cloud yang menyediakan analitik prediktif yang aman dan spesifik untuk pekerjaan guna meningkatkan pengalaman kandidat dan karyawan.

“Memberikan umpan balik kepada karyawan berarti menjaga kehangatan dan sikap yang mudah didekati sekaligus menegakkan aturan perusahaan untuk memastikan pekerjaan dilakukan dengan benar dan tepat waktu,” kata Harrison. “Jika Anda langsung menyampaikan kritik yang sulit diterima, karyawan mungkin menjadi defensif dan kurang terbuka terhadap masukan. Di sisi lain, jika Anda hanya memuji karyawan, mereka tidak akan pernah berkembang.”

Penting juga untuk memberi tahu karyawan bahwa umpan balik tidak hanya bermanfaat bagi bisnis, tetapi juga untuk meningkatkan keberhasilan mereka sendiri, bahkan membuka potensi perkembangan karier. Cara dan frekuensi Anda menyampaikan umpan balik sangat penting, sekalipun Anda hanya hadir melalui jendela Zoom.

“Anda harus mampu menegakkan aturan dengan penuh empati, serta beradaptasi dan merespons langkah apa pun yang diambil karyawan setelahnya,” tambah Harrison. “Jika mereka menunjukkan perbaikan, teruslah membantu dan menyemangati mereka. Namun, jika tidak, Anda perlu mencari akar penyebab masalah kinerja tersebut. Cobalah menanyakan apa yang menurut mereka dibutuhkan agar dapat unggul dalam pekerjaan. Tunjukkan bahwa Anda peduli terhadap keberhasilan mereka.”

2. Beri karyawan waktu untuk mengulang poin utama dan mengajukan pertanyaan

Percakapan berkualitas memerlukan waktu khusus untuk memastikan semua pesan benar-benar diterima sesuai maksudnya. Hal ini berlaku untuk percakapan tatap muka maupun jarak jauh. Namun, merangkum poin utama bersama karyawan jarak jauh perlu lebih ditekankan karena risiko pesan disalahartikan lebih besar.

Untuk memastikan komunikasi dan pemahaman yang efektif, catat poin penting atau keputusan yang dibuat selama percakapan agar semua orang memiliki pemahaman yang sama. Jika waktu habis atau percakapan terpaksa dipersingkat sebelum hal ini dilakukan, hubungi mereka dan minta mereka mengirimkan email berisi tiga poin utama yang mereka tangkap sebelum hari berakhir. Ini merupakan cara yang baik untuk memastikan Anda dan karyawan jarak jauh memiliki pemahaman yang sama.

Komunikasi semacam ini dapat membantu mengungkap kesalahpahaman dan memberi kesempatan untuk melakukan klarifikasi. Cara ini juga dapat menunjukkan pendekatan pengambilan keputusan yang lebih kolaboratif dan inklusif. Ketika karyawan diberi kesempatan untuk merefleksikan pembahasan dan menyampaikan pandangan mereka, hal itu mendorong mereka berperan aktif dalam percakapan serta membantu membangun rasa kepemilikan dan tanggung jawab yang lebih kuat terhadap hasilnya. Tingkat pemahaman bersama seperti ini jauh lebih sulit dicapai melalui email.

3. Beri umpan balik yang mendorong perubahan

Umpan balik kepada karyawan yang efektif bersifat spesifik, konsisten, dan dapat ditindaklanjuti.

Berbeda dengan memberikan umpan balik di kantor, percakapan untuk mengetahui perkembangan karyawan jarak jauh tidak terjadi secara spontan dan perlu dijadwalkan secara terstruktur. Anda tidak bisa begitu saja berjalan menyusuri koridor untuk berbincang singkat. Karena itu, memberikan umpan balik yang spesifik dan dapat ditindaklanjuti, dengan sasaran yang terukur, sangat penting dalam kerja jarak jauh.

Proses umpan balik yang terstruktur, seperti pertemuan individual secara rutin atau evaluasi kinerja, dapat membantu karyawan mengetahui apa yang akan mereka hadapi, alih-alih merasa terkejut dan menduga akan menerima kabar buruk. Konsistensi juga membantu membangun hubungan kerja yang dilandasi kepercayaan, yang mendorong budaya transparansi tempat dialog terbuka dan jujur dihargai.

Memberikan agenda yang jelas sebelum percakapan dimulai dan menjaga diskusi tetap berfokus pada topik yang dibahas dapat membantu menciptakan komunikasi berkualitas. Tidak memberikan contoh spesifik mengenai perilaku atau pekerjaan yang perlu ditingkatkan atau diarahkan ulang dapat menimbulkan kebingungan dan rasa puas diri, bukan perubahan yang bermanfaat. Di sisi lain, umpan balik yang terlalu personal atau terlalu kritis dapat membuat karyawan menutup diri atau menjadi defensif, alih-alih benar-benar ingin berkembang.

Dengan mempertimbangkan hal tersebut, penting untuk memberikan umpan balik mengenai perilaku spesifik yang dapat diperbaiki, disertai keterampilan praktis dan contoh yang membantu karyawan menerapkan cara baru dalam melakukan sesuatu. Contohnya dapat mencakup aturan mengenai waktu respons, metode komunikasi terbaik untuk situasi yang berbeda, atau cara mempraktikkan mendengarkan aktif selama percakapan.

Di dunia virtual, menyampaikan umpan balik sering dianggap menakutkan, tetapi penggunaan kalimat positif dapat mengurangi kesan tersebut. Menerima masukan tentang apa yang perlu dilakukan—bukan apa yang tidak boleh dilakukan—untuk mencapai tujuan lebih bermanfaat bagi manajer dan karyawan, serta pada akhirnya bagi bisnis. Penyampaian positif yang mengaitkan merek pribadi karyawan, yaitu ciri-ciri unik yang menjadikan mereka aset berharga bagi tim, mengoptimalkan proses ini.

Tidak mengherankan bahwa kerja jarak jauh membawa berbagai tantangan komunikasi. Seberapa sering kita merasa bingung, seolah muncul tanda “???”, dalam kehidupan sehari-hari? Mengirim pesan dengan kata “sure” atau “tentu” dapat dimaknai berbeda oleh orang yang berbeda. Menyampaikan umpan balik melalui saluran virtual memerlukan kehati-hatian ekstra. Dengan menyisihkan waktu untuk komunikasi yang efektif, menggunakan alat yang tepat, memiliki agenda yang jelas, dan mencatat poin utama, para pemimpin dapat memastikan tim jarak jauh mereka memperoleh gambaran utuh, bahkan melalui layar terkecil sekalipun.

Anda dapat membaca artikel asli yang ditulis oleh William Arruda dan diterbitkan di Forbes di sini.